Hoy en día lo más recomendable es planificar
adecuadamente las reuniones virtuales e incluir a todo el equipo en las
decisiones, según el artículo publicado por The Economist, titulado: “You take
minutes and waste hours”, la causa principal de la ineficiencia de estas
reuniones, es la dispersión de los temas a abordar. Y es que, solemos
desperdiciar mucho tiempo en el debate de los temas, sin llegar a una decisión
concreta, donde terminamos acatando la opinión del líder, sin discutirla; y
como consecuencia los colaboradores se sienten cada vez más desmotivados, ya
que no se sienten parte de la toma de decisiones.
Cada reunión tiene un objetivo diferente, y dependerá de ello la estructura e interlocutores de la misma. Según el artículo de The Economist mencionado anteriormente, si el objetivo de la reunión es conocer la opinión de los demás miembros del equipo, se requiere adoptar un nuevo enfoque que facilite la participación de todos los colaboradores, sin importar que cargo o puesto ocupen. Además, Schweitzer propone la existencia de la “regla de la no interrupción” para que nadie sea intimidado mientras expresa su opinión.
Por las razones previamente explicadas, te proponemos 7 consejos para tener reuniones productivas:
1.- Planifica un orden del día con los asuntos más importantes a tratar. - Será de gran importancia que elabores una lista de los puntos a tratar, ordenándolos según su nivel de importancia y compártelo con tu equipo. Quizás los demás consideren añadir otros temas que también son importantes.
2.- Valora cuales son las prioridades y anótalas. - Esto permitirá a ti y a tu equipo aprovechar al máximo el tiempo que dure la reunión.
3.- Mejor pocas reuniones y bien condensadas que muchas que duren demasiado. - Lo importante es que el tiempo invertido en las reuniones del equipo sume y no reste. Podrías organizar una reunión de 15 minutos para discutir el progreso y las necesidades del proyecto más urgente, y al día siguiente tomarse unos minutos para el feedback de tu equipo.
4.- Las reuniones funcionan mejor cuando se preparan. - Es importante que evites tomar a los colaboradores por sorpresa o desprevenidos, informarlos sobre la agenda del día contribuirá a aprovechar el tiempo.
5.- Escucha a los demás y ten en cuenta sus opiniones para enriquecer las decisiones que se tomen. – Da feedback inmediato siempre de forma constructiva, establece turnos de intervención equilibrados.
6.- Establece siguientes pasos y responsables de cada tarea. – Identifica quienes cumplirán con cada rol y da seguimiento de sus responsabilidades hasta que se cumpla.
7.- Si las reuniones son virtuales, coordina para que sean puntuales. – Esto evitará que la reunión se extienda más minutos de los planeados, lo más recomendable es evitar dar flexibilidades de tiempo al iniciar y, finalizarlas 5 minutos antes.
Tomando en cuenta estos tips evitarás tener
reuniones que resulten ser un dolor de cabeza para tus colaboradores o no tener
claro cuál es la finalidad de las mismas. Recuerda que debemos evitar perder
nuestro tiempo y hacer perder el de los demás.
Colaboradora E&K: Angela Medina Zeña
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